Description de fonction

Assitant(e ) administratif/ve

La société

La Société Belge d’Investissement pour les Pays en Développement (“BIO”) est une institution financière de développement contrôlée par le gouvernement belge qui cherche à soutenir le secteur privé des pays en développement par l’octroi d’investissements à des entreprises locales, directement et indirectement (par exemple via des institutions financières ou des fonds d’investissement.

Fonction

L’assistant(e) est responsable de l’appui organisationnel et administratif de plusieurs départements. Il/Elle est un réel point de contact intermédiaire tant pour les interlocuteurs internes qu’externes pour la gestion des activités des départements et de l’ensemble de la société. Il/Elle organise et coordonne les informations internes et externes, parfois confidentielles, liées au fonctionnement de la structure.

Tâches et responsabilités :

  • Gestion de l’accueil et de l’accompagnement des visiteurs, gestion logistique avant, pendant et après les visites (organisation dans les calendriers, accueil, préparation et remise en état des salles de réunion, commande de lunch, installation du matériel, etc.)
  • Traitement des appels téléphoniques
  • Gestion des boites mails collectifs et répartition chez les bons interlocuteurs
  • Propreté des communs
  • Réservations de taxis, de restaurants et d’espace de co-working
  • Gestion des abonnements aux journaux et magazines divers (papier et électronique)
  • Gestion des commandes et achats (fournitures de bureau et de cuisine, cartes de visites, imprimantes, etc.)
  • Gestion du courrier et des colis classiques et express (réception, encodage, distribution, envoi)
  • Gestion des services techniques et entretiens (fontaines à eau, machines à café, imprimantes)
  • Support administratif :
    • Coordination et gestion de l’archivage des dossiers relatifs aux projets
    • Gestion des fiches contact du département, coordination pour envois spécifiques (carte de vœux, invitations ,…)
    • Recherche d’information sur les KYC (recherches Google et world compliance)
    • Rédaction de documents
    • Etablissement de notes de frais
    • Impressions
  • Organisation logistique et pratique des voyages :
    • Réservation auprès de notre agence de voyage, des compagnies ferroviaires et hôtels
    • Inscription aux conférences, formations
    • Procédures de demandes de visa, contacts auprès des ambassades
  • Accueil administratif des nouveaux employés
  • Backup en cas d’absence des autres assistantes

Profil

  • Diplôme de secrétariat ou expérience équivalente
  • Parfaite connaissance du français ou néerlandais ou anglais, et connaissance professionnelle d’une des deux autres langues.
  • Au moins 1 an d’expérience
  • Excellente connaissance de la suite Office (Word, Excel, PowerPoint) et des outils collaboratifs (Outlook, réseau, etc.)
  • Dynamique, flexible et méthodologique
  • Serviable, esprit d’équipe

Offre

Nous offrons une expérience professionnelle enrichissante, avec des collègues motivés, un package attractif et une bonne équilibre vie professionnelle/vie privée.

  • Publiée le:jeu. 3 novembre 2022
  • Lieu: Bruxelles

BIO

Boulevard Bischoffsheim, n°15
1000 Bruxelles
Belgique

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