Functieomschrijving

Administratief Medewerker

Bedrijfsdetails

De Belgische Investeringsmaatschappij voor Ontwikkelingslanden NV (“BIO”) is een development finance institution gecontroleerd door de Belgische overheid die het ondersteunen van de privésector in ontwikkelingslanden als missie heeft en dit doet door middel van directe en indirecte (bv. via financiële instellingen en fondsen) investeringen in lokale ondernemingen.

Functie

Als administratief medewerker ben je verantwoordelijk voor de organisatorische en administratieve ondersteuning van verschillende departementen. Je bent een echte tussencontactpersoon voor zowel interne als externe partners en beheert de activiteiten van de departementen en de maatschappij. Je organiseert en coördineert de interne en externe, soms vertrouwelijke, informatie voor de goede werking van de maatschappij.

Taken en verantwoordelijkheden:

  • Bezoekers ontvangen en begeleiden, logistiek beheer voor, tijdens en na de bezoeken (organisatie in de kalenders, onthaal, de vergaderzalen voorbereiden en opruimen, lunch bestellen, materiaal installeren, enz.).
  • Telefoonoproepen behandelen.
  • Gemeenschappelijke mailboxen beheren en de e-mails naar de juiste personen doorsturen.
  • Gemeenschappelijke ruimten proper houden.
  • Taxi’s, restaurants en coworkingspaces reserveren.
  • Abonnementen op kranten en magazines beheren (papieren en elektronische uitgave).
  • Bestellingen en aankopen beheren (bureauaccessoires en keukenbenodigdheden, visitekaartjes, printers, enz.).
  • Post en gewone en exprespakjes beheren (ontvangst, codering, verdeling, verzending).
  • Technische en onderhoudsdiensten beheren (waterfonteinen, koffiemachines, printers).
  • Administratieve steun verlenen:
    • Archivering van projectdossiers coördineren en beheren;
    • Contactfiches van departementen beheren, specifieke verzendingen coördineren (wenskaarten, uitnodigingen, enz.);
    • Informatie opzoeken over KYC’s (Google opzoekingen en world compliance);
    • Documenten opstellen;
    • Onkostennota’s opmaken;
    • Documenten afdrukken.
  • Logistieke en praktische organisatie van reizen voorzien:
    • Reserveren bij ons reisagentschap, treintickets en hotels reserveren;
    • Inschrijven voor conferenties, opleidingen;
    • Visa aanvragen, de ambassades contacteren.
  • Administratief onthaal van nieuwe werknemers voorzien.
  • Back-up zijn in het geval van afwezigheid van andere assistenten.

Profiel

  • Secretariaatsdiploma of gelijkwaardige ervaring.
  • Perfecte kennis van het Nederlands, Frans of Engels, en professionele kennis van een van de twee andere talen.
  • Minstens 1 jaar ervaring.
  • Uitstekende kennis van het Office-pakket (Word, Excel, PowerPoint) en van de samenwerkingstools (Outlook, netwerk, enz.).
  • Dynamisch, flexibel en methodologisch.
  • Dienstvaardig, teamspirit.

Aanbod

Wij bieden u een verrijkende professionele ervaring, met gemoviteerde collegas, een aantrekkelijk salarispakket en een goede work/life balance.

  • Online op:do 3 november 2022
  • Locatie: Brussel

BIO

Boulevard Bischoffsheim, n°15
1000 Bruxelles
België

Even geduld, uw aanvraag wordt verwerkt
Mail naar uw vrienden
Mail(s) succesvol verstuurd
Er is een fout opgetreden, gelieve contact op te nemen met uw systeem administrator
[sluiten]